こんにちは、間瀬です。
仕事ができるようになりたい!
仕事の時間を減らしてプライベートを満喫したい。
仕事を少しでも楽にしたい。と思う人であれば仕事の効率化を考えるでしょう。
ですが、仕事を効率化するための方法を実践して、仕事の効率が良くなる人もいれば仕事の効率が悪いままの人もいます。
その差って何なのでしょうか。
今回は、仕事の効率が良い人と悪い人の本当の差について解説していきます。
Contents
仕事の効率が良い人と悪い人の差
まず、具体的に言うと仕事の効率が良い人と悪い人では、
どんな違いがあるのでしょうか?
その違いについて順番に見ていきましょう。
仕事の効率が良い人の特徴
仕事の効率が良い人の特徴としては次のことが挙げられます。
仕事の効率がいい人の特徴
-
- 仕事を細かくタスク分けすることができている。
- 仕事の優先順位をつけることができている。
- 仕事の効率を上げるためのツールを利用する。
- 無理な場合は周りに相談をする。
仕事の効率がいい人に共通して言えるのが、
仕事の全体を把握し、とにかく仕事を細かく細分化できているということです。仕事を細分化できていることから、どの仕事を必ずこなさなければいけないのかをスピーディーに判断できます。
また、仕事を細分化することができていれば、その仕事を別の人に任せることができるものなのか。
これも明確にすることができるわけです。
仕事の効率がいい人。
時間通りに仕事が終わる人のほとんどが、こういった仕事スケジュールの棲み分けができています。
そして、時間内に仕事が終わらない場合は、終わらせるために仕事時間を削れる作業を考え、仕事時間を削るためにツールを取り入れたりするわけです。
仕事全体を把握し、自分の持っている仕事を細かいタスク分けをする。タスク分けをした仕事の優先順位をつける。その作業量がキャパオーバーしているようであれば他人の力を借りたり仕事を効率化するためにツールを利用できる作業はツールを利用する。
こういった人ほど仕事の効率が良い人と言えるでしょう。
仕事の効率が悪い人の特徴
では、仕事の効率が悪い人は反対にどんな特徴があるのでしょうか?仕事の効率が悪い人は次のような特徴があります。
仕事の効率が悪い人の特徴
-
- 仕事の優先順位がつけられない。
- 周りの都合や頼まれごとに応じて計画通りに仕事が進められない。
- 問題が起きた時、自力で解決しようとしすぎる。
- 仕事のタスク分けができず目の前のことを闇雲に着手し続ける。
仕事の効率が悪くなっている人の中には、ご自身のタスク管理や仕事の優先順位の付け方が原因となっている場合もあれば、周りの人の影響で仕事の効率が悪くなっている可能性があります。
仕事の効率がいい人と同様に細かいタスク分けもできている。仕事の優先順位も付けられている。最初のスタート地点は一緒だったとしても毎日仕事をしていると刻一刻と状況は変わります。
最初にタスクを振り分けた時に仕事のキャパの限界まできている状態で仕事を頼まれれば当然、計画通りに仕事が進むわけがありません。
ですが、その状況を分かっていながらすべての仕事を引き受けてしまってはタスクが無限に増え続けていくのと変わりません。
そうなれば、仕事の効率が悪くなるのはごく自然のことなのです。
仕事の優先順位もつけている。
タスクも細かく細分化している。
問題が起きてもすぐに相談している。
こういった背景でありながら、仕事での残業が減ることなく仕事も期日までに終わらない場合は間違いなく仕事のタスクが周囲の都合で増えています。
ですから、そういった場合で仕事効率が悪くなっているのであれば仕事を断る。という勇気を持つことも大切になるでしょう。
仕事の効率を上げる方法
仕事の効率が良い人・悪い人の差について先程までお伝えしましたが、具体的に仕事の効率を上げるためには何をしたらいいのでしょうか?
実際にダメリーマンだった私が仕事効率を上げた方法は3つになります。それが・・・
・仕事のキャパを把握する。
・仕事のタスク分けとタスク終了の1日前を期日にする。
・仕事を断る勇気を持つ。
この3つになります。
仕事のタスク分けや効率化するためのツールの導入などは考えれば誰もがやっていくことができ、それに応じて1つの仕事に割く時間も減らしていくことが可能です。
しかしながら、これまでSEや事務・飲食店・Web広告・マーケティング・コンサルティング業など...色んな仕事を経験してきた結果、ほとんどの場合がタスクを組んだ後に途中で仕事が増える。
これがもっとも多かった仕事の効率を悪くする原因です。
自分が原因となっていることよりも、仕事のキャパオーバーに気付かずに仕事を引き受けすぎることこそが1番の原因なのです。
ですから、自分自身の定時の時間内でこなせる仕事のキャパを把握する。追加された仕事がキャパオーバーに繋がらないかを判断し、少しでもキャパオーバーするようであれば、追加の依頼をしてくる仕事を断る。
つまり、計画通りに進められる範囲の仕事量を保つことが1番の仕事効率を高めることにつながります。
なので、簡単にまとめると・・・・
仕事の効率を上げるためにも仕事量を自身のキャパに合わせて適切量を保つ。キャパオーバーにつながるタスクは断る。
先程の仕事の効率がいい人の特徴に合わせて意識しておくといいでしょう。
まとめ
今回は仕事の効率がいい人と悪い人の差。そして、仕事の効率を上げるための方法や考え方についてお話ししました。
仕事の効率がいい人・悪い人では、仕事のタスク量を把握できていなかったり、そのタスクの優先順位を立てることができていないことが大きな違いとなります。
また、タスク量以外にも仕事をこなせる限界のキャパを理解せず、頼まれたすべての仕事を引き受けてしまう。これによって仕事の効率が大きく左右されます。
そのため仕事の効率がいい人であればキャパを把握した上で仕事を断り、仕事の効率が悪い人ほど考えずにすべてを引き受けてしまう。
これが仕事の効率を左右する大きな差です。
仕事の効率を良くするためにも、仕事の効率がいい人と悪い人の違いを今一度頭に入れた上で仕事ができるようにしていきましょう!
というわけで、今回はこの辺で。